Mail Merge Tinjauan Konseptual
Sebuah mail merge adalah cara untuk mengambil surat yang telah ditulis dan
mengirimkannya ke sejumlah besar orang, personalisasi dengan informasi tentang
mereka sehingga mereka mungkin berpikir bahwa Anda mengetik surat pribadi untuk
mereka. Sebuah penggabungan mail juga dapat menjadi cara yang cepat untuk
mengambil daftar alamat mailing orang dan menghasilkan label atau amplop dengan
alamat untuk orang yang berbeda pada setiap label atau amplop. Singkatnya, ini
adalah cara untuk menjadi pribadi, namun efisien. Ini penting untuk setiap
orang atau organisasi yang memiliki banyak klien, mitra, orang tua dan anak,
atau orang lain untuk berkomunikasi.
Berikut adalah gambaran konseptual sederhana dari bagaimana sebuah mail
merge bekerja dalam aplikasi apapun.
Katakanlah bahwa Anda perlu untuk mengirimkan undangan kepada setiap orang
di milis Anda, berterima kasih kepada mereka untuk datang ke suatu acara. Anda
pastikan Anda punya data diatur dengan benar dalam database, dan Anda membuat
surat yang mengatakan apa yang ingin Anda katakan. Kemudian Anda menampilkan
database, Anda menarik beberapa bidang darinya seperti nama, kota, atau
informasi apa pun yang spesifik tentang setiap orang yang Anda butuhkan dalam
surat itu. Kemudian Anda mencetak surat itu, memilih semua orang atau hanya
orang tertentu, dan Anda mendapatkan satu kopi untuk masing-masing.
Jika Anda ingin menggunakan surat itu lagi, Anda hanya membukanya lagi dan
cetak lagi, menentukan baik semua orang dalam database, atau hanya yang Anda
inginkan.
Untuk menambahkan orang ke database, Anda hanya membuka spreadsheet, atau
file teks atau sumber data lainnya dimana data disimpan, dan menambahkan mereka
di sana. Dokumen mail merge akan dapat menangkap data baru dan juga semua data
lama pada saat Anda mencetak.
Contoh Pilihan lanjutan: Anda juga bisa memilih untuk hanya mencetak
salinan untuk orang-orang yang datang ke acara tersebut dan menyumbangkan $ 100
untuk penggalangan dana. Untuk melakukan ini, Anda akan perlu untuk memiliki
kolom, field, data-data Anda yang menentukan jumlah donasi mereka. Ketika tiba
saatnya untuk mencetak, Anda hanya akan mengurutkan berdasarkan bidang donasi
dan mencetak berbagai catatan yang memiliki nilai $ 100 atau lebih.
Tinjauan tentang Langkah-langkah dalam Membuat dan Mencetak mail merge pada
OpenOffice.org atau StarOffice
Membuat mail merge tidak cepat pertama kalinya, tetapi sekali Anda punya
data sumber Anda mengatur (data, dan file database yang menunjuk ke itu),
membuat mail merge dokumen dan membuat dokumen aktual yang Anda kirim ke orang
benar-benar cepat dan mudah.
1. Membuat atau menemukan data Anda dan pastikan itu ditetapkan dengan
benar. Anda dapat memilikinya dalam spreadsheet, buku alamat, file teks, atau
database seperti Access atau mySQL. Setelah Anda melakukan ini sekali, Anda
tidak perlu melakukannya lagi.
2. Buat apa yang saya sebut "orang tengah" file, file database
yang berfungsi sebagai perantara, antara data dan surat atau dokumen label
Anda. Sangat mudah untuk membuat dan perannya adalah untuk hanya membiarkan
surat atau label menarik informasi dari data. Seperti data, setelah Anda
melakukan ini sekali, Anda tidak perlu melakukannya lagi.
3. Buat dokumen surat atau label atau amplop, pada Writer. Hal ini dapat
menjadi dokumen kosong yang Anda mulai mengetik di, dapat template yang Anda
membuka dan memodifikasi, dapat label atau amplop Anda membuat label melalui
wizard-dokumen Writer.
Setelah Anda melakukan ini sekali, Anda tidak perlu melakukannya lagi. Anda
dapat kembali digunakan dokumen hanya membukanya dan mencetaknya. Jika Anda
telah mengubah data dalam sumber data (spreadsheet atau database) sejak
terakhir kali Anda cetak, Anda akan mendapatkan informasi yang up-to-date
terbaru ketika Anda mencetaknya sekarang. Anda tidak perlu melakukan apapun;
mail Penulis dokumen merge tahu untuk mencari informasi saat ini.
4. Kemudian Anda mencetak, yang menciptakan dokumen-dokumen merger yang
sebenarnya. Outputnya dapat dicetak salinan surat atau label, atau dapat berupa
file Penulis yang punya semua dokumen digabung di dalamnya (sehingga Anda dapat
menyesuaikannya sebelum Anda mencetak).
Ini adalah langkah-satunya yang harus Anda lakukan lagi setiap kali Anda
mail merge: produksi output yang sebenarnya. Anda harus melakukannya lagi untuk
memastikan bahwa Anda mendapatkan informasi terbaru dari sumber data, karena
data mungkin telah berubah sejak terakhir kali Anda melakukan mail merge. Atau
Anda mungkin ingin mencetak salinan hanya beberapa orang atau catatan dalam
sumber data.
Catatan: Artikel ini tidak membahas menggunakan database Basis asli baik
untuk data Anda dan Anda "tengah-manusia" file. Ada banyak cara untuk
membuat database Basis asli dari awal dan melalui impor. Lihat URL ini untuk
membuat database Base oleh pengimpor:
http://openoffice.blogs.com/openoffice/2007/12/starting-a-new.html dan yang
satu ini untuk menciptakan dari awal:
Jika Anda memiliki database Basis asli, yang adalah sama dengan langkah 1
dan 2.
Cara Membuat atau Double-Periksa Data Anda
Anda mungkin sudah memiliki data sekitar bahwa Anda akan ingin menggunakan.
Anda harus yakin bahwa itu diatur dengan benar.
Anda harus memiliki label yang unik, nama, untuk setiap kolom data. Anda
akan ingin menempatkan bidang tertentu, seperti bidang Nama Pertama atau kolom
Kode Zip, dalam surat Anda menggabungkan dokumen, sehingga Anda perlu untuk
dapat menyebutnya dengan nama. Setiap nama harus berbeda, Anda tidak dapat
memiliki Nama untuk nama pertama dan Nama lagi untuk nama terakhir.
Juga, nama harus di bagian atas file, tidak sepanjang sisi kiri atau di
baris kedua. Baris pertama dari file, apakah itu file spreadsheet atau teks,
harus nama field.
Perhatikan bahwa file teks tidak terlihat bahkan. Tidak apa-apa - Anda
hanya perlu memiliki satu (dan hanya satu) tab antara setiap kolom. Anda juga
bisa memisahkan kolom dengan koma atau titik koma.
Untuk memastikan bahwa data yang dapat digunakan dalam berbagai cara
sebanyak mungkin, membuat nama-nama huruf kecil dan tanpa spasi. "Nama
Depan" adalah buruk, "Nama depan" adalah lebih baik dan
"Nama depan" atau "first_name" yang ideal.
Jika Anda menggunakan buku alamat atau database, itu mungkin diatur dengan
benar dalam fungsi, dan Anda tidak akan dapat mengubah nama-nama field.
Berikut adalah hal lain yang perlu diperhatikan. Dalam spreadsheet, nama
lembar akan menjadi nama tabel: tabel adalah apa data yang masuk Anda mungkin
ingin nama sesuatu lembar yang akan menjelaskan apa isi dari data. Hal yang
sama berlaku untuk file teks dan nama file: nama file akan menjadi nama tabel.
Anda dapat memiliki beberapa tabel (lembar atau file) dalam database yang
sama. Ini bagus dan mungkin lebih nyaman bagi Anda. Ini spreadsheet di atas,
misalnya, memiliki dua lembar, customer_mailinglist dan employee_mailinglist.
Akan ada dua tabel dalam database yang sama, sesuai dengan yang lembar. Anda
tidak dapat menggunakan dua tabel dalam mail merge sama. Untuk file teks, semua
file teks dalam direktori yang sama akan menjadi tabel dalam database. Jika
Anda memiliki C: \ data \ customer_mailinglist.txt dan C: \ data \
employee_mailinglist.txt, setiap file akan menjadi tabel dalam database yang
sama.
Jika Anda menggunakan file teks untuk data Anda, menaruh semua file teks
yang Anda inginkan dalam database yang sama, dalam direktori yang sama.
Pastikan bahwa file tersebut satu-satunya hal dalam direktori tersebut, karena
semua data yang dapat digunakan dalam direktori tersebut akan dibawa ke dalam
database.
Setelah Anda punya data diatur dengan benar, Anda sudah selesai dengan data
dan Anda tidak perlu melakukan hal lain kecuali menambahkan data baru bila Anda
perlu. Data baru masuk ke dalam file data atau database Anda dan email Anda
dokumen gabungan akan dapat menemukannya secara otomatis.
Anda siap untuk langkah 2.
Menciptakan Tengah-Man. Odb Database File Itu Membaca Data yang
OpenOffice.org dan StarOffice ditetapkan dengan file-tengah manusia dalam
mail merge untuk membuat proses penggabungan pekerjaan mudah. Anda akan membuat
sebuah file kecil, satu untuk setiap spreadsheet atau sumber data. Setelah Anda
membuatnya, Anda tidak perlu melakukannya lagi.
1. Pilih File> New> Database. Anda akan melihat jendela ini:
2. Pilih jenis data: spreadsheet data, data teks file, jenis tertentu dari
buku alamat, atau jenis database yang Anda gunakan seperti Access atau mySQL.
Ini sangat penting untuk memilih jenis yang tepat.
4. Apa yang Anda lakukan di sini tergantung pada apa yang Anda pilih
sebagai jenis data Anda bekerja dengan.
Spreadsheet
Anda akan melihat jendela ini. Klik tombol Browse dan cari spreadsheet yang
berisi data Anda. Kemudian klik Next dan lanjutkan ke langkah 5.
File Teks
Anda akan melihat jendela ini. Klik tombol Browse dan cari direktori yang
berisi file teks Anda.
Isi seluruh informasi:
Tentukan tipe file yang ingin Anda mengakses: Tetapkan apakah nama file
berakhiran txt atau. Csv..
Row Format: Dalam daftar Pemisah Field, menentukan karakter apa yang
memisahkan setiap kolom: tab, koma, Tab dll dan koma yang umum. Dalam daftar
lain, jika Anda tidak tahu karakter yang digunakan untuk menunjukkan setiap
jenis informasi, hanya meninggalkan default seperti.
Kemudian klik Next dan lanjutkan ke langkah 5.
Mengakses
Anda akan melihat jendela ini. Klik tombol Browse dan cari file mdb. Akses
yang berisi data Anda. Kemudian klik Next dan lanjutkan ke langkah 5.
Alamat buku
Anda tidak perlu menentukan apa-apa jika Anda memilih untuk mendapatkan
data Anda dari buku alamat email Anda, sistem secara otomatis menemukannya.
Lanjutkan ke langkah 5.
Database seperti driver mySQL membutuhkan
Anda akan diminta pertanyaan yang berbeda tergantung pada jenis database
yang Anda pilih. Misalnya, jika Anda memilih mySQL, Anda akan ditanya apakah
Anda ingin menggunakan ODBC atau JDBC untuk melakukan koneksi ke database. Klik
Next.
Kemudian tentukan di mana file ODBC atau JDBC driver berada. Informasi akan
bervariasi tergantung pada database Anda dan bagaimana Anda menghubungkannya.
Klik Next dan lanjutkan ke langkah 5.
5. Dalam jendela ini, hanya pastikan untuk menjaga opsi untuk registrasi
sudah dipilih. Menghapus tanda pilihan untuk membuka database untuk mengedit
kecuali jika Anda ingin melihat jendela pengeditan database. (Anda tidak perlu
kecuali jika Anda ingin membuat barang terkait-database query atau lainnya,
yang kita tidak berbicara tentang belum.)
Klik Finish.
6. Anda akan diminta untuk menyimpan file database. Nama itu sesuatu yang
sangat deskriptif, ini adalah nama Anda akan cari ketika Anda menambahkan file
database ke email Anda menggabungkan dokumen. Nama bisa sama sebagai sumber data
yang Anda mendasarkan pada, atau sama sekali berbeda. File akan berakhir
dengan. Odb dan disimpan dalam direktori apapun yang Anda pilih. Tidak harus
berada di direktori yang sama dengan data.
7. Anda dapat melihat database Anda dengan menekan F4 saat Anda berada
dalam dokumen Writer atau Calc. Klik ikon + di sebelah database yang Anda buat
untuk melihat item bernama Pertanyaan dan Tabel. Klik + di sebelah Tabel untuk
melihat tabel yang Anda buat, pilih meja untuk melihat data di dalamnya.
Setelah selesai melihat database Anda, tekan F4 lagi untuk menyembunyikan
panel.
Anda sudah selesai membuat file database. Anda hanya perlu melakukan ini
sekali untuk setiap spreadsheet, database, atau direktori file teks.
Menciptakan Dokumen Mail Merge
Pada langkah ini, Anda membuat dokumen Writer yang berisi field dari
database seperti nama depan, nama belakang, dan sebagainya. Jika huruf a, maka
Anda juga dimasukkan ke dalam teks surat, setiap grafik atau kop surat, dan
sebagainya.
Ikuti langkah-langkah untuk jenis dokumen mail merge Anda ingin membuat:
surat, label, atau amplop.
Buat Dokumen Mail Merge: Surat
1. Buka template, jika Anda memiliki satu yang ingin Anda gunakan, atau
membuat dokumen Writer baru.
2. Simpan dokumen dengan nama yang sesuai, seperti
mailmerge_openenrollment.ods atau mailmerge_parents.odt.
Peringatan: Jangan simpan dalam format Word. Anda harus menyimpannya dalam
format OpenOffice.org Writer atau mail merge tidak akan bekerja.
3. Tuliskan teks yang akan pergi ke semua orang, dan rencana di mana Anda
ingin ladang. Misalnya, Anda mungkin tahu bahwa Anda akan memiliki blok alamat
di bagian atas surat itu, sehingga Anda akan meninggalkan beberapa baris kosong
untuk itu. Kemudian Anda akan menulis sesuatu seperti ini, tahu bahwa Anda akan
menambahkan nama depan bidang dan years_of_service kemudian:
Yang terhormat,
Ingat bahwa bulan depan adalah membuka pendaftaran untuk manfaat. Karyawan
dengan lebih dari lima tahun pengalaman juga berhak untuk cuti, Anda telah
bersama kami selama bertahun-tahun jadi harap mendapatkan aplikasi Anda di awal
jika Anda berencana untuk diterapkan.
Salam,
Sumber Daya Manusia
Jika Anda melakukan sesuatu yang kompleks dan ini adalah pertama surat Anda
merge surat, menulis surat itu benar-benar seperti yang Anda inginkan untuk
membaca termasuk data sampel. Gunakan semua teks, termasuk sampel untuk nama
depan, nama belakang, dll Hal ini akan membantu Anda menentukan bidang yang
Anda butuhkan untuk digunakan, di mana Anda perlu spasi sebelum dan sesudah
bidang, dll
Pada contoh berikut, misalnya, jika Anda ingin berkomunikasi ini, Anda
harus menggunakan field dari database untuk judul, nama belakang, childs_name,
study_area, dan test_score.
Dear Ms Smithson,
Anda anak Jenny adalah suatu sukacita untuk memiliki di dalam kelas. Skor
nya pada skor tes nya Studi Sosial Jumat lalu adalah A-.
Salam,
Mr Thomson
4. Setelah Anda memiliki surat yang ditulis dan Anda tahu apa bidang yang
Anda butuhkan, Anda dapat menghapus data tertentu seperti "Ms Smithson
"dan memasukkan field dari database sebagai gantinya.
Tekan F4. Klik + di sebelah database yang Anda inginkan, kemudian klik + di
sebelah Tabel dan + di sebelah meja Anda inginkan.
5. Sekarang hanya tarik bidang Anda inginkan dalam surat itu, ke tempat
yang Anda inginkan.
a. Klik dan tahan pada nama field pertama Anda inginkan. Jangan klik pada
data, seperti Smithson, klik pada nama dari lapangan, seperti nama belakang.
b. Drag nama field ke dalam surat ke tempat di mana Anda inginkan. Mouse
akan memiliki + atached untuk itu seperti yang ditunjukkan.
c. Lepaskan mouse. Lahan akan muncul. Anda tidak akan melihat data belum,
Anda akan melihat nama field.
Jika Anda tidak mendapatkannya persis di mana Anda inginkan, hanya
memilihnya, memotong dan paste ke tempat di mana Anda inginkan. Cara termudah
untuk memilih lapangan adalah untuk klik pada sisi kanan, tahan tombol Shift,
kemudian tekan tombol keyboard kiri sekali. Maka itu dipilih dan Anda dapat
memotong atau menyalin.
Drag semua bidang lain yang Anda inginkan, dengan cara yang sama. Jika Anda
menginginkan sebuah lapangan di surat itu dua kali, Anda dapat menarik dua
kali, atau tarik dalam sekali, lalu copy dan paste ke lokasi yang lain.
Bidang harus menampilkan dengan latar belakang abu-abu, seperti yang
ditunjukkan. Ini tidak akan dicetak, tetapi hanya membantu Anda melihat teks
dari database dan teks yang Anda ketik.
Format dokumen cara apapun yang Anda inginkan. Bidang menanggapi memformat
dengan cara yang sama bahwa teks normal yang ada.
Anda sudah selesai membuat dokumen mail merge. Anda hanya perlu melakukan
ini sekali. Langkah berikutnya adalah baik mencetak surat ke printer, atau
"cetak" ke file Penulis sehingga Anda dapat melihat semua data
digabung, dan sehingga Anda dapat menyesuaikan, sebelum mencetak pada kertas.
Lanjutkan ke langkah pencetakan.
Buat Dokumen Mail Merge: Label
1. Pada Writer, pilih File> New> Labels.
2. Pada jendela yang muncul, pilih yang sesuai Merek dan Jenis. Anda harus
memilih pilihan yang tepat dalam daftar Merek, biasanya Avery Letter atau A4
Avery, atau jenis label yang ingin tidak akan muncul dalam daftar Type.
3. Pilih Database dan Tabel Anda ingin bekerja dengan.
4. Pilih field pertama yang ingin Anda gunakan, seperti nama depan, dalam
daftar Lapangan Database. Klik tombol panah di sebelahnya untuk memasukkannya
dalam field Teks Label. Ini akan muncul seperti yang ditunjukkan, dengan
databasename, maka nama tabel, kemudian nama field.
5. Anda harus ketik spasi, tombol kembali, dan setiap tambahan lain yang
Anda inginkan dalam label sendiri. Jadi biasanya Anda akan ingin mengetik spasi
setelah lapangan, di daerah Teks Label, kemudian pilih kolom berikutnya, nama
belakang, dan klik tombol panah untuk memasukkan itu juga.
Kemudian tekan Kembali, masukkan kolom Address, dan seterusnya sampai
selesai.
6. Klik tab Options. Anda hampir selesai, tapi itu ide yang baik untuk
menambahkan fitur yang akan membiarkan Anda menyesuaikan label setelah Anda
membuat mail merge dokumen itu sendiri. Pilih kotak centang Synchronize Isi.
Anda akan melihat bagaimana menggunakannya dalam sekejap.
7. Klik New Document.
8. Anda akan melihat dokumen mail merge label, dengan bidang ditampilkan,
bukan data. (Anda akan dapat melihat data dalam pencetakan utama berikutnya,
langkah.)
Perhatikan bahwa ada mengambang kecil Sinkronisasi tombol. Anda mungkin
tidak perlu untuk menggunakannya. Tapi pertimbangkan hal berikut: Anda mungkin
tidak suka dengan format teks, atau Anda mungkin sadar bahwa Anda lupa ketik
tanda koma setelah lapangan kota. Ini akan mengambil banyak waktu untuk membuat
perbaikan di 30 atau lebih label.
Dengan Sinkronisasi tombol, Anda membuat koreksi sekali saja, dalam label
kiri atas, kemudian klik Sinkronisasi dan perubahan akan dibuat dalam semua
label.
9. Untuk melakukan perubahan format, melakukannya di sudut kiri atas
seperti yang ditunjukkan:
... Lalu klik Sinkronisasi Label dan perubahan akan dibuat dalam semua
label.
10. Opsional: Berikut adalah beberapa perubahan lainnya dapat Anda buat.
Anda dapat menambahkan seperti grafis sebagai logo. Klik di label pertama dan
pilih Insert> Picture> From File. Mengubah ukurannya sehingga cocok di
label, kemudian klik kanan padanya dan pilih Bungkus> Bungkus Halaman
sehingga teks akan mengalir di sekitarnya. Buat ukuran font teks lebih kecil
jika perlu sehingga semua akan cocok bersama dengan logo. Lalu klik
Sinkronisasi Label untuk menempatkan logo pada setiap label.
Berikut lain sesuatu, benar-benar opsional, bahwa Anda mungkin ingin
mencoba untuk memastikan label Anda jangan memotong saat Anda mencetak pada
printer yang sedikit berbeda. Pilih teks di label pertama dan tarik dasar kecil
segitiga pada gambar di sebelah kanan untuk memberikan sedikit ruang pada
margin kiri.
Lalu klik di sebelah kiri baris pertama dari label, tekan Enter, dan klik
di baris kosong dibuat atas nama field. Klik di field Ukuran Font dan sesuatu
tipe kecil seperti 4 atau 6, lalu tekan Enter lagi. Anda akan mendapatkan ruang
kecil di atas label.
Lalu klik Synchronize Isi untuk membuat perubahan di setiap label.
11. Simpan mail merge dokumen label nama dikenali seperti
labels_openenrollment.odt.
Peringatan: Jangan simpan dalam format Word. Anda harus menyimpannya dalam
format OpenOffice.org Writer atau mail merge tidak akan bekerja.
Anda sudah selesai membuat dokumen mail merge label. Anda hanya perlu
melakukan ini sekali. Langkah berikutnya adalah baik mencetak surat ke printer,
atau "cetak" ke file Penulis sehingga Anda dapat melihat semua data
digabung, dan sehingga Anda dapat menyesuaikan, sebelum mencetak pada label.
Lanjutkan ke langkah pencetakan.
Buat Dokumen Mail Merge: Amplop
Amplop sangat mirip dengan label, Anda hanya perlu menentukan jenis amplop
yang Anda gunakan, bukan jenis label. Lihat kembali petunjuk Label untuk detail
lebih lanjut tentang menggunakan amplop.
Catatan: Anda juga dapat membuat amplop dengan cara yang sama Anda buat
huruf: hanya mengatur halaman dalam ukuran amplop di bawah Format> Page,
Halaman tab. Perlu Amplop ukuran halaman 10, mendatar, dengan batas sangat
kecil. Anda juga harus indent teks di daerah Untuk mendapatkannya di tempat
yang tepat.
1. Pada Writer, pilih Insert Envelope>.
2. Jika Anda ingin mengetik informasi alamat kembali, melakukannya di Dari
daerah.
3. Pilih Database dan Tabel ingin Anda gunakan.
4. Pilih field pertama yang ingin Anda gunakan, seperti nama depan, dalam
daftar Lapangan Database. Klik tombol panah di sebelahnya untuk memasukkannya
dalam field Teks Label. Ini akan muncul seperti yang ditunjukkan, dengan
databasename, maka nama tabel, kemudian nama field.
5. Anda harus ketik spasi, tombol kembali, dan setiap tambahan lain yang
Anda inginkan dalam label sendiri. Jadi biasanya Anda akan ingin mengetik spasi
setelah lapangan, di daerah Teks Label, kemudian pilih kolom berikutnya, nama
belakang, dan klik tombol panah untuk memasukkan itu juga.
Kemudian tekan Kembali, masukkan kolom Address, dan seterusnya sampai
selesai.
6. Langkah selanjutnya adalah bagian paling penting dari membuat amplop.
Klik tab Format dan dalam daftar Ukuran, pilih format amplop tertentu dari
daftar. Saya sarankan Amplop 10. Pemilihan ini HARUS sama bahwa printer Anda
sudah diatur yang diharapkan ketika Anda mencetak.
Selanjutnya, Anda harus yakin printer Anda juga diatur untuk Amplop 10,
atau pilihan yang sama yang Anda buat pada tab Format. Klik tab Printer dan
klik Setup seperti yang ditunjukkan.
Sekarang pilih printer anda lalu klik Properties.
Pada jendela yang muncul, yang akan bervariasi tergantung pada printer
Anda, Anda perlu menemukan lapangan di mana ukuran kertas yang ditentukan.
Pilih apa yang ditentukan dalam tab Format, biasanya Amplop 10. Klik OK, dan OK
lagi untuk kembali ke wizard amplop.
7. Pilih opsi yang benar dari orientasi amplop, jika kau tahu itu. Jika
Anda tidak, biarkan sebagai default dan jika perlu ulangi langkah-langkah untuk
mencoba orientasi yang berbeda.
8. Klik New Dok, tidak Sisipkan.. Yang terbaik untuk menjaga dokumen amplop
terpisah dari ukuran letter dokumen karena kebutuhan untuk memiliki printer
dibentuk khusus untuk mengharapkan amplop berukuran dokumen.
9. Simpan dokumen dikenali sesuatu seperti 'envelope_openenrollment.odt'.
Peringatan: Jangan simpan dalam format Word. Anda harus menyimpannya dalam
format OpenOffice.org Writer atau mail merge tidak akan bekerja.
Anda sudah selesai membuat mail merge dokumen amplop. Anda hanya perlu
melakukan ini sekali. Langkah berikutnya adalah baik mencetak surat ke printer,
atau "cetak" ke file Penulis sehingga Anda dapat melihat semua data
digabung, dan sehingga Anda dapat menyesuaikan, sebelum mencetak pada amplop.
Lanjutkan ke langkah pencetakan.
Mencetak Dokumen Mail Merge Anda Membuat Versi Digabung
Catatan: Jika Anda mencetak pada label untuk pertama kalinya pada printer
ini, Anda akan perlu bereksperimen beberapa kali sebelum Anda tiba di jalan
yang benar untuk memasukkan amplop. Pastikan untuk hanya mencetak satu record
pada suatu waktu sampai Anda tahu ini.
1. Dengan dokumen surat Anda, label, atau amplop terbuka, hanya memilih
File> Print.
2. Anda akan melihat pesan ini. Klik Ya. (Selalu klik Ya, atau Anda hanya
akan berakhir dengan versi cetak tunggal dengan <firstname> dan
<lastname> bukan data.
3. Anda akan melihat mail merge jendela cetak. Di sini Anda dapat memilih
berapa banyak catatan untuk mencetak, dan bagaimana mencetaknya: untuk printer
sekarang atau ke sebuah file sehingga Anda dapat melihat dan mengeditnya
sebelum Anda berkomitmen untuk kertas.
4. Pilih apa berbagai catatan untuk mencetak. Yang paling mudah adalah
dengan hanya leavel Semua dipilih.
Mencetak Rekor Spesifik
Anda dapat menentukan dengan tepat yang Anda inginkan dengan Ctrl - pilih.
Cukup klik pada kotak abu-abu di sebelah kiri catatan pertama yang ingin Anda
cetak, kemudian tahan Ctrl dan pilih catatan berikutnya, dan seterusnya. Dalam
hal ini Anda ingin Rekaman Terpilih untuk ditandai, seperti yang ditunjukkan.
Mencetak Rentang Consecutive Records
Anda juga dapat menentukan berbagai catatan seperti 1 sampai 5, dengan
membuat pilihan yang sesuai dalam Dari bidang.
Sorting Rekaman
Opsional: Anda mungkin ingin untuk secara khusus mencetak surat, label,
atau amplop hanya untuk orang yang memenuhi kriteria tertentu, seperti orang
hanya dengan lima atau lebih tahun pengalaman. Untuk melakukan itu dalam kasus
ini, klik pada nama lapangan untuk years_of_experience, seperti yang
ditunjukkan. Kemudian menemukan ikon Urutkan di bagian atas. Ini paling mudah
untuk memilah Terbesar dalam hal ini, dengan orang-orang dengan tahun yang
paling pengalaman pertama.
Ketika Anda mengklik ikon Sort Descending, Anda mendapatkan hasil yang
diurut dalam urutan itu. Dan karena Anda dapat melihat bahwa orang terakhir
dengan lima atau lebih tahun pengalaman adalah Rekam 11, Anda dapat memilih
untuk mencetak 1-11.
5. Sekarang pilih mana yang ingin Anda cetak.
Mencetak ke Printer
Jika Anda siap untuk mencetak langsung ke printer, biarkan printer dipilih
karena secara default dan klik OK. Anda akan melihat jendela cetak normal.
Biarkan default seperti, dengan 1 salinan dari setiap dokumen, dan klik OK.
Jika Anda mencetak label, pastikan untuk memberi makan label ke dalam
printer. Jika Anda mencetak amplop, klik Properties dan pastikan bahwa printer
masih dibentuk untuk mengharapkan amplop 10. Kemudian klik OK dan pakan di
amplop.
Mencetak ke File untuk Meninjau atau Menyesuaikan Sebelum Mencetak di
Kertas
Untuk mencetak ke file - yaitu, hanya menghasilkan dokumen Writer dengan
hasil merger - pilih File dan Save as Single Document. Kemudian klik OK.
Anda akan diminta untuk memberikan nama file. Ini adalah nama dari dokumen
merger. Beri nama dan klik Simpan.
Anda akan melihat monitor cetak menghitung melalui catatan.
Sekarang pilih File> Open dan buka file yang baru saja bernama.
Catatan: Bila Anda membuka output dari label bergabung, jangan klik ya
ketika Anda melihat pesan ini. Klik No Jika anda klik Ya sengaja, hanya
menutupnya tanpa menyimpan, dan membuka kembali itu, mengklik Tidak kali ini.
Anda akan melihat hasil merger.
Berikut ini salah satu contoh surat merger:
Dan merger label:
Pada titik ini Anda dapat melihat dokumen dan bukti itu, membuat perubahan
yang Anda inginkan, dan simpan. Kemudian untuk mencetaknya, hanya mencetak
seperti dokumen normal, karena ini sudah digabung dengan data dari database.
Membuat Perubahan
Jika Anda perlu membuat perubahan ke dokumen, seperti menambah ruang di
sekitar lapangan, menambahkan bidang, atau menambahkan teks, kembali saja ke
mail merge dokumen itu sendiri dan melakukan perubahan itu. Kemudian ulangi
langkah-langkah untuk mencetak di bagian Percetakan.
Contoh hasil Mail Merge yang telah jadi adalah seperti dibawah ini:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar